横浜市立東山田小学校PTA 個人情報取扱規則
(目的)
第1条 横浜市立東山田小学校PTA(以下、「本会」という)が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、PTA役員名簿・会員名簿・行事などの記録や写真及びその他の個人情報データベース（以下、単に「個人情報データベース」という。）の取扱いについて定めるものとする。
(責務)
第2条 本会は個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、PTA活動において個人情報の保護に努めるものとする。
(管理者)
第3条 本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。
(取扱者)
第4条 本会における個人情報データベース取扱者は、役員・常任委員長・常任委員とする。
(秘密保持義務)
第5条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(収集方法)
第6条 本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
(周知)
第7条 個人情報取扱いの方法は総会資料、またはPTAホームページ等で会員に周知する。
(利用)
第8条 取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
(1)会費集金、管理
(2)その他の文書の送付
(3)役員・会計監査・会員・常任委員・登校班等の名簿の作成
(4)委員選出、並びに本部役員等の推薦活動
⑸広報誌、会報誌、PTAホームページへの掲載
(利用目的による制限)
第9条 本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
(管理)
第10条 個人情報の管理又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
(保管及び持ち出し等)
第11条 個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。
(第三者提供の制限)
第12条 個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合。
(3)公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合。
(4)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行するころに対して協力する必要が
ある場合。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第13条 本会は、個人情報を第三者(前条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
１ 第三者の氏名
２ 提供する対象者の氏名
３ 提供する情報の項目
４ 対象者の同意を得ている旨
(第三者提供を受ける際の確認等)
第14条 第三者(前条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く)から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
１ 第三者の氏名
２ 第三者が個人情報を取得した経緯
３ 提供を受ける対象者の氏名
４ 提供を受ける情報の項目
５ 対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)
(情報の開示)
第15条 本会は、本人から、個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。
(漏えい時等の対応)
第16条 個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。
(研修)
第17条 本会は、役員・常任委員長・会員・常任委員に対して、定期的に、個人データの取り扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。
(苦情の処理)
第18条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
(改正)
第19条 法令の改正または実務上の不備が発生した場合は、運営委員会において協議した上、会長の承認をもって改定することができる。尚、本規則を改定した場合は、第7条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。
附則
本規則は、平成29年５月３０日より施行する。